Alandia Insurance

Alandia Insurance is een maritieme verzekeraar uit Åland, Finland. Het bedrijf opereert in twee landen en beschikt over vier verschillende locaties. Verspreid over de kantoren in Helsinki, Stockholm, Göteborg en Mariehamn zijn er momenteel 110 werknemers in dienst. HR digitalisatie is binnen Alandia al geruime tijd een drijvende kracht achter ontwikkeling en verandering.

110

# werknemers

4

locaties

De zoektocht naar het juiste HR systeem

Nadat het besluit was genomen om de interne HR processen te verbeteren, besloot Alandia op zoek te gaan naar een nieuwe, uitgebreide HR oplossing. De organisatie had een duidelijk overzicht gemaakt van alle eisen waar het toekomstige HR systeem aan zou moeten voldoen. Het management team was het unaniem eens met de keuze om een nieuw systeem aan te schaffen. Het duidelijke overzicht van eisen voor het toekomstige systeem, in combinatie met de steun van het management hebben ervoor gezorgd dat dit project het schoolvoorbeeld is geworden van een goed voorbereide, succesvolle zoektocht naar een HR systeem.

Anne-Christine Silander is senior HR manager bij Alandia en beschikt dan ook over een grote hoeveelheid praktijkervaring. Zij was al langere tijd van plan om de bestaande HR processen richting het digitale tijdperk te sturen. “De discussie over de aanschaf en implementatie van een HR systeem werd al geruime tijd gevoerd,” vertelt Anne-Christine. “Het vinden van de juiste HR oplossing was natuurlijk het belangrijkste, aangezien zulke besluiten niet op een gehaaste manier moeten worden genomen.”

Voor Anne-Christine was een goede voorbereiding de sleutel tot het succes van het project. “We hadden een duidelijk beeld van wat we precies wilden bereiken. Daarnaast moesten we nagaan of de bestaande processen geschikt waren en wat we zouden kunnen doen om deze aan te passen aan de nieuwe, digitale omgeving.”

Het management vroeg genoeg betrekken bij het project maakt een groot verschil

Het is Anne-Christine gelukt de volledige steun van haar management collega’s te krijgen. “Het management team stond volledig achter de investering, ” vertelt ze. Dit was van groot belang voor het succes van een aanbesteding als deze.

“Het was voor iedereen, inclusief het management, geheel duidelijk dat we een HR-tool nodig hadden die het mogelijk zou maken om met onze bestaande HR processen digitaal te kunnen werken”, vervolgt Anne-Christine.

"Het is uitermate belangrijk dat werknemers vanuit verschillende teams betrokken worden bij de aanbesteding en het daaropvolgende implementatieproces."

Anne Christine Silander
HR Manager at Alandia Insurance

Het samenstellen van het aanbestedingsteam

Een HR systeem is binnen elke organisatie een belangrijk onderdeel van het IT landschap en werknemers vanuit verschillende bedrijfsunits moeten het systeem gemakkelijk kunnen begrijpen en gebruiken. Het is dan ook van belang dat werknemers vanuit verschillende teams betrokken worden bij de aanbesteding en het daaropvolgende implementatieproces.

“Naast mijzelf en onze HR specialist Jaana Gustafsson waren er een handvol andere mensen bij het project betrokken,” vertelt Anne-Christine. “Zo speelde onze IT-coördinator een belangrijke rol in het project, evenals een vertegenwoordiger vanuit de salarisadministratie. We hadden daarnaast ook managers en werknemers om hun meningen gevraagd.”

Centraal binnen het aanbestedingsproces

Alandia heeft met behulp van verschillende belanghebbenden alle HR processen in kaart gebracht. Op basis hiervan was het gemakkelijk om de eisen voor het toekomstige HR systeem vast te stellen. Deze eisen konden vervolgens ingedeeld worden in twee categorieën: eisen waaraan voldaan moet worden en eisen waaraan, indien mogelijk, voldaan moet worden. Met andere woorden: ‘noodzakelijk’ en ‘wenselijk’.

Anne-Christine benadrukt dat de behoeften van elke organisatie anders zijn. “Een tweetal voorbeelden van onze eisen voor het toekomstige HR systeem waren het gemak om informatie naar verschillende locaties te verspreiden en het te allen tijde in contact staan met al onze werknemers. Gezien het feit dat onze operaties plaatsvinden in Mariehamn, Stockholm, Göteborg en Helsinki, is het daarnaast noodzakelijk dat we volgens de eisen van zowel de Zweedse als Finse wetgeving kunnen werken,” voegt ze toe.

"Sympa's oplossing voldeed helemaal aan onze eisen betreffende functies, talen en kosten en was daarnaast geheel aangepast aan de behoeften van een moderne organisatie in de Nordics.”

HR oplossing van de toekomst

Anne-Christine en haar team hebben enorme vooruitgang geboekt met het digitaliseren van de HR processen. Het belangrijkste doel voor de toekomst is nu het volledig verkennen van alle rapportagemogelijkheden die het systeem te bieden heeft. “We hebben veel plezier gehad tijdens de implementatie van Sympa HR,” vertelt Anne-Christine.

“Wij hebben inmiddels een salarisstructuur gebouwd, een proces voor prestatiebeoordelingen opgesteld en alle rollen binnen de groep geclassificeerd. Wij hebben tevens een proces voor beoordelingen gecreëerd waarmee we op individueel niveau prestatiedoelstellingen kunnen stellen en waarin we alle documentatie en data van onze werknemers op één plek hebben verzameld. Dit zijn slechts een aantal voorbeelden van dingen die Sympa HR voor ons mogelijk heeft gemaakt.”

Terugkijkend op het aanbestedingsproces en de implementatie van Sympa HR, zegt Anne-Christine erg tevreden te zijn over het eindresultaat. “Het werk is geheel in lijn met onze verwachtingen verlopen en we hebben inmiddels bijna alle doelen behaald die we voorafgaand aan het project hadden gesteld.”

Het digitaliseringsproces binnen Alandia is momenteel nog in volle gang.

Sympa HR

"Ik ben erg tevreden met het eindresultaat. Het werk is geheel in lijn met onze verwachtingen verlopen en we hebben inmiddels bijna alle doelen behaald die we voorafgaand aan het project hadden gesteld.”

Anne-Christine width=
Anne-Christine Silander, HR Manager, Alandia

Bent u benieuwd hoe Sympa HR in de praktijk werkt?

Wij laten het u graag zien. Vraag vandaag nog een kosteloze demo aan!

Vraag een demo aan

Verdere informatiebronnen

Lindex

Toen een internationale moderetailer besloot de HR activiteiten naar een hoger niveau te tillen, werd er voor Sympa gekozen.

Lees meer

HR-systeem implementatie e-gids

Sympa heeft in deze gids tips en advies verzameld om u te helpen bij het succesvol afronden van implementatieprojecten.

Lees meer

iso9001
iso27001
Deloitte
Microsoft Silver