Het ontstaan van een geloten organisatiestructuur waardoor onvoldoende communicatie tussen afdelingen mogelijk is en er te weinig inzicht in data bestaat is een probleem dat sinds het begin van de COVID-19 pandemie exponentieel is gegroeid.

Als een probleem te groot is, verdeel het dan in beheersbare stukjes. Toch? Dat is precies waarom business units in het leven zijn geroepen. Door te beschikken over verschillende afdelingen zijn organisaties in staat om gespecialiseerde teams in te richten, specifieke taken uit te voeren en zodoende de organsatie vooruit te helpen. Toch weten we allemaal dat dit vaak leidt tot gesloten organisaties waarin communicatie moeilijk is en zicht op de organisatie als een geheel gemakkelijk uit het oog kan worden verloren.

Binnen een organisatie en al haar verschillende business units staan mensen centraal. Een goed functionerende HR afdeling kan prestaties helpen verbeteren door zowel individueel ondersteuning aan te bieden als een duidelijk beeld te schetsen van de behoeften en vaardigheden van uw personeel. Een uitdaging die tijdens een crisis of plotselinge organisatorische veranderingen ineens snel duidelijk wordt. Om deze onzekere tijden het hoofd te bieden en de bedrijfscontinüiteit te verzekeren, moeten HR afdelingen over een sterke basis beschikken. Deze basis is HR master data.

HR kan de organisatie ondersteunen door te voorzien in een beter overzicht van personeelsdata.

Mensen, salaris en planning

In tijden van verandering, of dit nu resultaat van groei, reorganisaties of krimp is, moeten organisaties in staat zijn om processen op een efficiënte en veilige manier af te handelen.

Of het nu gaat om nieuwkomers binnen de organisatie of werknemers die het bedrijf verlaten. HR afdelingen die beschikken over HR master data kunnen rekenen op een duidelijk basis die hen helpt te begrijpen hoe een succesvolle employee journey eruit ziet en hoe HCM en de daaraan verbonden processen georganiseerd moeten worden. Zij kunnen op een slimmere manier recruitments uitvoeren via digitale kanalen, opvolgingsplannen opstellen die ervoor zorgen dat afdelingen nooit een tekort hebben aan het benodigde personeel en waardevolle begeleiding bieden wanneer herstructureringen of (tijdelijke) ontslagen nodig zijn.

Belangrijke werknemersdata biedt ook cruciale informatie ter ondersteuning van andere afdelingen. Payroll is bijvoorbeeld een grote kostenpost voor organisaties en de beschikking hebben over alle cijfers is van groot belang als er naar kostenbesparingen moet worden gekeken.

Het goed begrijpen van de cijfers en de achterliggende redenen helpt u in het nemen van de juiste beslissingen als het gaat om personeelsplanning.

In een situatie zoals de huidige COVID-19 pandemie is het van extra belang dat u beschikt over real-time personeelsdata en inzicht heeft in de beschikbaarheid van uw mensen. Om goed op de hoogte te kunnen blijven van wat er allemaal gebeurt binnen uw organisatie is het daarnaast noodzakelijk om grip te houden op data in relatie tot verlof, verzuim en werken op afstand. Bovenop het feit dat HR master data uw talentplanningsactiviteiten kan verbeteren, helpt het u ook om patronen te herkennen en betere voorspellingen te kunnen maken.

Zorg voor goede ondersteuning in onzekere tijden

In tijden van verandering is het voor HR belangrijker dan ooit om nieuwe digitale processen te onderhouden waarmee u goed in verbinding kunt blijven staan met uw werknemers. Een snelle verschuiving richting digitale kanalen is essentieel in het behouden van een nauwkeurig overzicht. Het ondersteunen van zakelijke operaties en de bedrijfscontinuïteit is een duidelijk voordeel van digitale HR tools en HR master data, naast het feit dat het u kan helpen in het ondersteunen van uw mensen in onzekere tijden.

In tijden waarin de strategie in een handomdraai kan veranderen helpen digitale tools u bij het verzamelen van de juiste data. Op deze manier kunt u op een effectieve manier blijven communiceren, veranderingen snel implementeren, uw mensen in een nieuwe richting leiden en tegelijkertijd duidelijk overzicht behouden op de vooruitgang en het aanpassingsvermogen van de organisatie. Digitale HR processen zoals e-signing of digitale beoordelingstools helpen ons niet alleen efficiënter te zijn, ze ondersteunen ons ook bij het grootschalig inzetten van werken op afstand. Organisaties die over dit soort veerkracht beschikken zijn de de organisaties die een grote kans van slagen zullen hebben.

Goed onderbouwde HR beslissingen en aanbevelingen kunnen alleen worden gemaakt als u beschikt over een compleet overzicht van uw werknemers en een duidelijk doel voor ogen heeft.

Master data biedt u inzichten in alle hoeken van de organisatie. Een HR master data set, welke gebaseerd is op de juiste KPI’s, bevat informatie die u een duidelijk inzicht verschaft op vlakken die zowel alle werknemers betreft als individueel zoals persoonlijke ontwikkeling en motivatie. Als u als organisatie goed bent in het in kaart brengen van vaardigheden, maar minder goed bent in het stellen van indiduele doelen loopt u het risico on mensen niet voldoende te motiveren. Dit gebeurt doordat u de ontwikkeling van uw mensen aanstuurt op basis van de bedrijfsstrategie, maar hen op persoonlijk niveau niet op een positieve individuele manier betrekt.

Goed gestructureerde HR master data kan u ook een kijkje in de bedrijfscultuur bieden, zelfs op internationale schaal. Het kan lastig zijn om te weten of verschillende afdelingen en locaties voldoen aan de organisatiebrede cultuur en of HR-initiatieven de gewenste impact hebben. Een gestandaardiseerd en geautomatiseerd proces voor het verzamelen van data kan een duidelijk beeld schetsen van verschillende teams en locaties en kan een organisatiebreed inzicht bieden in hoeveel vooruitgang er daadwerkelijk wordt geboekt.

Met de juiste HR data en HR KPI's kunt u uw unieke organiatiecultuur waarborgen.

Volgen van de HR ROI

Duidelijke inzichten verschaffen HR professionels de mogelijkheid om de ROI van hun initiatieven te volgen. Toegang tot HR master data hebben helpt daarnaast in het nemen van goed onderbouwde beslissingen, gebaseerd op nauwkeurige data.

In een situatie zoals deze stellen de meeste organisaties zichzelf een aantal vrij simpele vragen. Hoeveel mensen hebben wij in dienst? Waar kan ik de contactinformatie van onze werknemers vinden? Hoeveel mensen zijn er op dit moment met ziekteverlof of werken vanuit huis? Hoe moet ik een reorganisatie in goede banen leiden? Een geautomatiseerd proces dat ontworpen is om werknemersdata te verzamelen en te beheren en dat in lijn is met de huidige privacy- en arbeidswetgeving zal u niet alleen de juiste antwoorden bieden, maar u in de toekomst ook veel tijd en kosten besparen.

Zo is er binnen verschillende organisaties bijvoorbeeld een gemiddelde efficiëntieslag van 50-75% gemaakt door contracten volledig digitaal te creëren. Digitale HR tools besparen organisaties een enorme hoeveelheid tijd, iets dat van groot belang is op het moment dat er een crisis gaande is en er door HR vaak snelle beslissingen genomen moeten worden.

Tot slot

Een perfecte HR master data set bestaat niet, en de snelheid waarmee data verandert ligt nu hoger dan ooit. Ik raad u aan om ervoor te zorgen dat u beschikt over een solide basis waar u verder op kunt bouwen. Besluit welke zaken u actief in de gaten wilt houden door KPI’s te definiëren die heldere inzichten verschaffen in uw personeelsdata. Meet de impact van initiatieven en blijf zoveel mogelijk leren over uw organisatie terwijl u zich tegelijkertijd aan het nieuwe normaal probeert aan te passen.

Meer weten over master data?

Lees hieronder meer of neem contact met ons op - wij helpen u graag!