B8. Importeren van data in het systeem en het ontvangen van login gegevens

Als het gaat om het beheer van persoonlijke data is het uitermate belangrijk dat deze data correct is. Dit maakt effectieve processen mogelijk en creëert vertrouwen in de werkgever. De eerste data export moet voorzichtig worden uitgevoerd, zodat de beginsituatie zo nauwkeurig mogelijk is. Het inloggen moet zo soepel mogelijk verlopen, zodat data in de toekomst ook goed onderhouden kan worden.

Het importeren van data in het systeem (massa upload)

De laatste stap in het implementatietraject is het importeren van de huidige personeelsgegevens (data) in Sympa HR. Het gaat hierbij om basis NAW-gegevens, maar ook om dienstverbanden, salarissen en andere informatie die in Sympa HR terecht moet komen. De import van informatie gerelateerd aan trainingen en vergunningen is ook mogelijk.

Data wordt door middel van een Excel-bestand geïmporteerd in het systeem. Gedurende het project is het belangrijk om na te gaan of data vanuit een eventueel payroll of salarisadministratiesysteem geëxporteerd kan worden, of dat data door HR aangeleverd zal worden. Het kan ook zijn dat de data van verschillende locaties (systemen) verzameld wordt. Het is verstandig om voldoende tijd te reserveren om de data te controleren en te bewerken, voordat deze definitief in het systeem geëmplementeerd wordt.

Het ontvangen van login gegevens of SSO

Als single sign-on (SSO) bij uw Sympa HR oplossing is inbegrepen zullen er geen andere inlog gegevens nodig zijn. Het enige dat er moet worden gedaan is de Sympa HR link aan de gebruikers toesturen. Inloggen gebeurt automatisch nadat er in de computer wordt ingelogd. Indien u meer wilt weten over SSO, bespreek dit dan gedurende de implementatie met uw Sympa HR consultant.

Indien inloggen handmatig zal worden gedaan kan de gebruikersnaam en het wachtwoord naar het e-mailadres van de gebruiker worden verstuurd. Het is ook mogelijk om de structuur van de gebruikersnaam in één keer te communiceren (bijvoorbeeld ‘email’ of ‘voornaam.achternaam’), in welk geval iedereen het wachtwoord kan aanpassen door de link op de inlogpagina te gebruiken.

 

B8.1 Bedenk of data uit het payroll systeem of vanuit Excel bestanden wordt gebruikt, of dat dit vanaf verschillende andere locaties wordt verzameld. 

B8.2 Bekijk of de beschikbare informatie up-to-date is, of dat er correcties nodig zijn. In dit geval moeten er extra resources worden gereserveerd in het Excel bestand.

Het verzamelen van materialen en het plannen van resources is van invloed op de interne organisatie. Dit hoeft dus niet teruggestuurd te worden aan Sympa. 

 

Terug naar startpagina

iso9001
iso27001
Deloitte
Microsoft Silver