B5. Goedkeuringen en vervanging

Gebruik goedkeuringen door managers of HR in verschillende processen. Zorg er tevens voor dat de vervangingsfunctie voor goedkeuringen geïmplementeerd wordt, zodat de processen zonder problemen door kunnen gaan in het geval van lange absenties of vakanties.

De goedkeuringsfunctionaliteit kan gelinkt worden aan processen naar keuze, zoals het proces dat wordt gebruikt voor het beheren van absenties en het evalueren van prestaties. De goedkeuringsfunctie werkt voor alle personen binnen een proces op dezelfde manier, hoewel instellingen voor het goedkeuringsproces binnen verschillende processen kunnen variëren.

Goedkeuringen kunnen afgehandeld worden op de startpagina van Sympa HR, of in de mobiele applicatie: Sympa HR voor managers. Goedkeuringsverzoeken worden vanuit het systeem per e-mail verzonden naar de persoon die een verzoek goed moet keuren.

Over het algemeen is de persoon die de goedkeuringen afhandelt de manager, de manager van de manager, of een combinatie van beiden. Voor sommige processen kan een alternatief persoon aangewezen worden om goedkeuringen af te handelen, zoals een HR manager of de Algemeen Directeur.

Goedkeuringen worden ook vaak gebruikt bij integraties, zodat alleen goedgekeurde data in de integratie wordt overgedragen.

Ieder goedkeuringsproces kan worden overgedragen aan een vervangende manager, bijvoorbeeld in het geval van ziekte, verlof of absentie van de manager. Op deze manier worden verlofverzoeken bijvoorbeeld ook gehonoreerd indien de eigen manager ziek is. De admin user kan indien nodig alle stappen in de goedkeuringsketen omzeilen

B5.1 Bekijk in onze Best Practice een voorbeeld van verzuimgoedkeuringen Verzuim en verlof.

B5.2  Bedenk in welke processen de goedkeuringen kunnen worden gebruikt. 

B5.3 Is de persoon die de goedkeuringen zal afhandelen de manager, de manager van de manager of iemand anders, bijvoorbeeld een HR Manager?

B5.4 Wordt de e-mail notificatie voor de goedkeuringsstatus (geaccepteerd of geweigerd) verstuurd aan de eerstvolgende goedkeuringsverantwoordelijke, naar de persoon die de goedkeuring aan heeft gevraagd, of naar de werknemer van wie de data is bewerkt? 

B5.5 Voor welke processen zal er een vervanging nodig zijn voor het afhandelen van goedkeuringen gedurende verzuim?

Gebruik het Excel template om de rollen te verdelen, waarna u het kunt uploaden in Freedcamp.

Download het document
iso9001
iso27001
Deloitte
Microsoft Silver