Saint-Gobain Distribution Denmark

Auparavant, il fallait six semaines à Saint-Gobain pour ajuster ses salaires. Avec un nouveau système RH, l’entreprise peut maintenant le faire en quelques heures seulement.

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L’accent mis sur la sécurité informatique avait restreint le département RH de Saint-Gobain à un système obsolète. Il dispose désormais d’un nouveau système RH qui ne compromet pas la sécurité.

« Par le passé, lors de l’ajustement des salaires du personnel, j’utilisais une grande feuille Excel où je devais diviser manuellement les 650 employés en différents départements, puis l’envoyer aux responsables. Ce processus prenait facilement six semaines », explique Malene Hulkvist, responsable de l’administration des ressources humaines chez Saint-Gobain au Danemark.

Le département de distribution danois de Saint-Gobain est le premier grossiste danois en matière de chauffage, d’assainissement et d’évacuation, et fournit tout, des éviers aux toilettes. La division danoise se trouve derrière des entreprises telles que Brødrene Dahl, un grossiste en plomberie, eau et évacuation, et le fournisseur de ventilation Øland. Saint-Gobain compte plus de 166 000 collaborateurs dans le monde. L’entreprise a pour objectif de devenir neutre en CO2 d’ici 2050. Elle a investi des centaines de millions de dollars dans l’amélioration de son empreinte environnementale au Danemark.

En 2020, Malene Hulkvist a consacré trop de temps à l’administration et à la paie. Mais en raison de la taille de l’entreprise et des craintes d’une faille de sécurité, le passage à un nouveau système RH n’a pas été simple.


« Saint-Gobain a été gravement perturbé par une attaque informatique majeure en 2018. Tout est alors devenu très axé sur la sécurité. En même temps, nous avions besoin d’un système RH moderne qui n’exigeait pas beaucoup d’heures de mise à jour et de maintenance. Heureusement, Sympa a répondu à tous nos besoins sans compromettre la sécurité », explique Malene Hulkvist.


LES RH ÉTAIENT DEVENUES UN POIDS MORT

Avant que Saint-Gobain ne mette en place Sympa pour l’administration des RH et de la paie, l’entreprise utilisait un système basé sur un serveur physique au bureau. Cela signifiait beaucoup de perte de temps et d’heures supplémentaires pour le service informatique.

« Notre dernier système était lourd et difficile à utiliser. Si le serveur tombait en panne, nous devions contacter le service informatique. Nous avons toujours été dépendants des autres pour que la gestion des ressources humaines fonctionne. C’était devenu un poids mort. Nous avons passé des heures à faire des tâches que nous pouvons faire rapidement aujourd’hui », explique Malene de Saint-Gobain.

Sympa nous a soulagés. Il est entièrement basé sur le cloud, et toutes les données sont stockées dans le cloud.

« Nous n’avons plus de problèmes informatiques quotidiens. Tout le monde peut accéder au système, de chez lui ou au bureau. Par le passé, le système était parfois indisponible pendant des journées entières. Cela n’arrive plus maintenant que tout est basé sur le cloud. C’est une amélioration énorme », note Malene.

L’ajustement des salaires prenait particulièrement de temps pour Malene et son département.

 
SIX SEMAINES DE TRAVAIL EN MOINS AVEC SYMPA

Une fois par an, Malene Hulkvist doit ajuster les salaires des 650 membres de l’équipe danoise de l’entreprise qui travaillent dans le cadre d’une convention collective. Le processus était vraiment pénible et lui prenait environ six semaines. Sympa a considérablement réduit ce temps.

« Je configure maintenant facilement l’ajustement dans le système et je peux l’envoyer aux responsables en quelques heures, sans y avoir passé beaucoup de temps. Lorsque les responsables le reçoivent, ils peuvent facilement affiner les ajustements pour chaque employé directement. L’ensemble du processus est aujourd’hui beaucoup plus simple », explique Malene.

Saint-Gobain souhaitait un système capable de numériser tous les processus, mais aussi simple d’utilisation.

« Les personnes qui ne connaissent pas le système apprennent à l’utiliser rapidement. Notre personnel n’est souvent pas composé de spécialistes en informatique. Nous voulions donc un système qui ne soit pas trop difficile à parcourir. C’est ce que nous avons obtenu avec Sympa », explique Malene.

 

« C’EST AUSSI SIMPLE QUE D’UTILISER FACEBOOK »


Une entreprise internationale comme Saint-Gobain a des exigences strictes en matière de gestion du RGPD et de conformité. Mais pour une responsable telle que Malene Hulkvist, le nouveau système facilite également de nombreuses tâches quotidiennes.

 « Sympa a une excellente approche du RGPD. Vous construisez d’abord le système conjointement avec un consultant Sympa, ce qui facilite la distinction des choses. Si vous avez trois rôles différents dans le système, vous pouvez facilement distinguer ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire par rapport au RGPD », explique Malene.

Elle apprécie la bonne vue d’ensemble qu’offre Sympa. Par rapport aux défis tels que le RGPD, mais aussi du point de vue de l’utilisateur.

« Tous nos collaborateurs ont accès au portail des collaborateurs de Sympa. S’ils changent d’adresse ou de banque, ils peuvent entrer dans le système et modifier directement l’information. Ils peuvent accéder aux fiches de paie et aux contrats depuis chez eux s’ils ont besoin de faire une vérification de salaire. Beaucoup affirment que c’est aussi simple que d’utiliser Facebook », conclut Malene Hulkvist.