Hitachi Transport System Europe

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Hitachi Transport System Europe est une entreprise de logistique spécialisée dans l’entreposage. Elle emploie 150 personnes dans six unités commerciales aux Pays-Bas, en Allemagne, en Espagne, en France, en Italie et au Royaume-Uni. La société dessert un marché de niche en Europe, servant d’intermédiaire pour les entreprises japonaises qui y démarrent leurs activités.

En tant qu’entreprise relativement petite, Hitachi n’avait pas de système dédié en place pour ses processus RH en dehors des Pays-Bas. « En raison de notre petite taille, nous n’avions tout simplement pas besoin d’utiliser un système RH commun », explique Lorraine Roomer, responsable européenne des ressources humaines chez Hitachi Transport System (Europe). « Sympa est donc véritablement le premier système utilisé dans toute l’entreprise, et il a simplifié bon nombre de nos processus. »

L’équipe RH basée aux Pays-Bas est responsable des employés travaillant pour les six unités commerciales. Cependant, avant d’adopter Sympa en 2018, il incombait aux responsables locaux des unités commerciales de gérer les questions RH locales. « Nous n’avions pas une vue d’ensemble claire de l’entreprise », déclare Lorraine Roomer. « En gros, nous ne savions même pas combien d’employés nous avions dans les différents pays. »

Les données importantes des employés étaient conservées uniquement dans des fichiers Excel et les informations qu’ils contenaient s’avéraient souvent inexactes ou tout simplement fausses. « Cette absence d’une vue d’ensemble claire de nos employés nous a vraiment incité à trouver et mettre en place un système RH dans lequel nous pourrions simplement centraliser toutes les données de toutes les unités commerciales », ajoute Lorraine Roomer.

La recherche du système RH idéal a été brève. Sympa s’est rapidement démarqué, car cette solution à bon prix offrait exactement ce que Hitachi recherchait ; un emplacement central pour toutes les données de ses employés, une disponibilité en plusieurs langues et un haut degré de flexibilité qui permet la configuration complète du système et son adaptation aux exigences locales.

L’absence d’une vue d’ensemble claire de nos employés nous a vraiment incité à trouver et mettre en œuvre un système RH dans lequel nous pourrions simplement centraliser toutes les données de toutes les unités commerciales.

 

La mise en œuvre s’est finalement avérée fructueuse, mais a dispensé d’importantes leçons tout au long du processus. « L’équipe en charge du projet a changé en cours de route, ce qui nous a engendré des délais serrés », explique Lorraine Roomer. « Résultat, nous n’avions pas assez de temps pour former et préparer pleinement la direction et les employés avant la mise en service du système. »

Maintenant que le processus de mise en œuvre est finalisé et que Sympa est utilisé dans toute l’organisation dans trois langues différentes, il est facile d’identifier les avantages que le système apporte à l’ensemble de l’entreprise.

De nombreux processus sont devenus plus fluides, plus efficaces et moins longs. Prenons l’exemple de la gestion des performances, une activité qui n’était auparavant effectuée qu’aux Pays-Bas et gérée dans son intégralité sur Excel. « Il était très compliqué de rassembler toutes les données et de savoir qui avait complété les revues de performances et qui ne l’avait pas fait », se souvient Lorraine Roomer. « Sympa soutient désormais parfaitement ce processus, ce qui me permet de présenter très facilement le statut de revue des performances à l’équipe dirigeante. »

Grâce à Sympa, Hitachi trouve maintenant les revues de performances plus faciles et a également perfectionné l’ensemble du processus. « Les employés peuvent désormais prendre en charge leur propre plan de développement dans le système », explique Lorraine Roomer. « Ils peuvent demander des formations ou partager leurs ambitions, et le directeur peut lire et agir sur ces demandes. Cela contribue vraiment à encourager un dialogue dans les deux sens entre les directeurs et les membres de l’équipe. »

Les employés peuvent demander des formations ou partager leurs ambitions, et le directeur peut lire et agir sur ces demandes. Cela contribue vraiment à encourager un dialogue dans les deux sens entre les directeurs et les membres de l’équipe.

 

Les directeurs ont réagi avec enthousiasme aux nouveaux outils en libre-service destinés aux employés et aux directeurs. Récemment, Hitachi a commencé à utiliser les fonctionnalités d’intégration des ressources humaines de Sympa, un excellent complément de ses outils de recrutement existants. « Lorsqu’un candidat est embauché, nous créons simplement un profil dans Sympa qui contient toutes les informations dont nous avons besoin », explique Lorraine Roomer. Avec le processus d’intégration, nous utilisons des listes de contrôle simples dans Sympa que le responsable peut suivre. De cette façon, les nouveaux employés sont à jour en un rien de temps.

Plus important encore, le gain de temps considérable sur les tâches administratives a permis à Hitachi de se concentrer pleinement sur la planification stratégique de la main-d’œuvre. « En utilisant Sympa pour définir et gérer les processus du personnel, et en effectuant des revues de performances pour s’assurer que tout le monde est heureux à son poste, nous serons plus efficaces à long terme », explique Lorraine Roomer. « En bref, des employés heureux qui aiment leur travail sont des employés efficaces. »