Tietojen vienti järjestelmään ja käyttäjätunnusten toimitus

Henkilöstötiedonkin hallinnassa kriittistä on tiedon oikeellisuus, mikä mahdollistaa toimivat prosessit ja luo luottamusta työnantajaan. Tietojen ensimmäisessä viennissä kannattaakin olla huolellinen, jotta lähtötilanne on mahdollisimman oikea. Sujuvalla kirjautumistavalla varmistetaan, että tietoja tulee ylläpidettyä myös jatkossa.

Tietojen vienti järjestelmään eli massavienti

Käyttöönottoprojektin päätteeksi Sympa HR -järjestelmään viedään yleensä henkilön voimassaolevat perustiedot, työsuhdetiedot ja palkkatiedot sekä lomaoikeudet. Myös koulutushistorian ja esimerkiksi lupien vienti on mahdollista.

Tiedot viedään järjestelmään vakiomuotoisesta Excel-tiedostosta. Projektin aikana kannattaakin miettiä saadaanko tiedot esimerkiksi palkkajärjestelmästä tai HR:n ylläpitämästä Excelistä vai kootaanko niitä useammasta paikasta. Vientiaineiston muokkaamiseen kannattaa myös varata riittävästi aikaa.

Käyttäjätunnusten toimitus tai SSO

Jos Sympa HR -ratkaisuunne kuuluu single sign-on (SSO) eli kertakirjautuminen, ei erillistä käyttäjätunnusten toimitusta tarvita. Ainoastaan Sympa HR -linkki tulee toimittaa käyttäjille ja kirjautuminen tapahtuu automaattisesti koneelle kirjatumisen jälkeen. Kysykää halutessanne lisää SSO:sta Sympa-yhteyshenkilöltänne.

Jos kirjautuminen tapahtuu manuaalisesti, käyttäjätunnus ja salasana voidaan toimittaa käyttäjille sähköpostitse. Vaihtoehtoisesti voidaan viestiä kootusti käyttäjätunnuksen muoto (Kuten sähköposti tai etunimi.sukunimi), jolloin jokainen voi muuttaa salasanan kirjautumissivun linkistä.

 

 

B8.Miettikää saadaanko tiedot esimerkiksi palkkajärjestelmästä tai HR:n ylläpitämästä Excelistä vai kootaanko niitä useammasta paikasta.

B8.2 Tarkistakaa onko saatavilla oleva tieto ajantasaista vai vaatiiko se korjaamista, johon tulisi varata lisäresursseja aineistoexcelin muun muokkaamisen lisäksi.

Aineiston kokoaminen ja resurssien suunnittelu vaikuttaa teidän sisäiseen työskentelyyn, eikä siitä tarvitse palauttaa tietoja Sympalle.

Palaa takaisin aloitussivulle

iso9001
iso27001
Deloitte
Microsoft Silver