B5. Hyväksynnät ja sijaistus

Hyödyntäkää esimies- ja HR-hyväksyntiä erilaisissa prosesseissa. Ottakaa käyttöönne myös hyväksyntien sijaistustoiminto, jotta asiat etenevät myös pitkien poissaolojen ja lomien aikana.

Hyväksyntätoiminto voidaan liittää haluttuihin prosesseihin, kuten poissaolojen tai kehityskeskusteluiden hallintaan. Hyväksyntä toimii samalla tavalla kaikkien henkilöiden osalta kyseisessä prosessissa, mutta hyväksyntätoiminnon asetusvaihtoehtoja voidaan hyödyntää eri prosesseissa tarpeen mukaan.

Hyväksyntiä voidaan käsitellä joko Sympa HR:ssä etusivulla tai henkilön tiedoissa sekä Sympa HR for Managers -mobiilisovelluksessa. Hyväksynnistä voidaan toimittaa muistutus myös sähköpostitse.

 

Tyypillisimmin hyväksyjänä on esimies, esimiehen esimies tai näiden yhdistelmä. Joissain prosesseissa hyväksyjänä voi toimia HR tai esimerkiksi toimitusjohtaja.

Hyväksyntiä hyödynnetään usein myös integraatioissa, joissa voidaan rajata vain hyväksytyt tiedot siirtymään.

Pitkien poissaolojen ajaksi on kriittisimpiin hyväksyntäprosesseihin hyvä määritellä sijainen, jotta esimerkiksi palkanmaksu ei vaarannu esimiehen tai HR:n loman aikana. Järjestelmän pääkäyttäjä voi halutessaan myös ohittaa minkä tahansa hyväksyntäketjun.

B5.1 Katsokaa esimerkki poissaolojen hyväksyntäprosessista Best Practices -sivustolta.

B5.2 Miettikää missä prosesseissa hyväksyntää käytettäisiin.

B5.3 Onko hyväksyjänä esimies, esimiehen esimies vai joku nimetty henkilö esimerkiksi HR:stä?

B5.4 Lähetetäänkö sähköpostiviesti hyväksynnän tilasta (hyväksyntä tai hylkäys) seuraavalle hyväksyjälle, hyväksynnän pyytäjälle tai henkilölle, jonka tietoja on muokattu?

B5.5 Mille hyväksyntäprosesseille tarvitaan sijainen hyväksyjän poissaolojen ajaksi?

Hyödyntäkää Excel-pohjaa roolien kuvaamiseen ja palauttaa se Freedcampiin.

Lataa tiedosto tästä
iso9001
iso27001
Deloitte
Microsoft Silver