Hitachi Transport System Europe on varastointiin erikoistunut logistiikkayritys. Se työllistää 150 henkilöä kuudessa eri liiketoimintayksikössä Alankomaissa, Saksassa, Espanjassa, Ranskassa, Italiassa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Yhtiö palvelee kapeaa markkinasegmenttiä Euroopassa ja toimii välittäjänä siellä toimintaansa aloittaville japanilaisille yrityksille.

Koska Hitachi on suhteellisen pieni yhtiö, sillä ei ollut erityistä järjestelmää Alankomaiden ulkopuolisille HR-prosesseilleen. ”Pienen kokomme vuoksi meillä ei yksinkertaisesti ollut tarvetta yhteiselle HR-järjestelmälle”, sanoo Lorraine Roomer, joka toimii Hitachi Transport System Europen HR-päällikkönä. ”Näin ollen Sympa HR on todellakin ensimmäinen HR-järjestelmämme, jota käytämme kaikkialla yhtiössämme, ja se on yksinkertaistanut monia prosessejamme.”

Alankomaissa toimiva HR-tiimi vastaa kaikissa kuudessa liiketoimintayksikössä työskentelevistä työntekijöistä. Ennen Sympan HR-järjestelmän käyttöönottoa vuonna 2018 paikallisten HR-asioiden käsittely jäi paikallisten liiketoimintayksikköjen johtajien tehtäväksi. ”Meillä ei ollut selkeää yleiskuvaa yhtiöstä”, Roomer sanoo. ”Emme periaatteessa edes tienneet, kuinka monta työntekijää meillä oli kussakin maassa.”

Tärkeät työntekijätiedot oli tallennettu ainoastaan Excel-tiedostoihin, ja niiden sisältämät tiedot osoittautuivat usein epätarkoiksi tai jopa virheellisiksi. ”Työntekijöitä koskevan kattavan yleiskuvan puuttuminen juuri ajoikin pyrkimyksiämme ottaa käyttöön HR-järjestelmä, johon voisimme keskitetysti kerätä kaikki tiedot kaikista liiketoimintayksiköistämme”, Roomer kertoo.

Oikeanlaista HR-järjestelmää ei tarvinnut etsiä kauaa. Sympan HR-ratkaisusta tuli nopeasti ykkösvalinta. Hyvän hintansa lisäksi se tarjosi juuri sitä, mitä Hitachi etsi: keskitetyn sijainnin kaikille työntekijöiden tiedoille ja useilla eri kielillä käytettävissä olevan järjestelmän. Joustavuutensa ansiosta se voitiin myös määrittää ja mukauttaa täysin paikallisia vaatimuksia vastaavaksi.

Työntekijöitä koskevan kattavan yleiskuvan puuttuminen juuri ajoikin pyrkimyksiämme ottaa käyttöön HR-järjestelmä, johon voisimme keskitetysti kerätä kaikki tiedot kaikista liiketoimintayksiköistämme.

Käyttöönotto onnistui lopulta, ja siitä saatiin myös arvokkaita kokemuksia. ”Projektitiimi vaihtui kokonaan järjestelmän käyttöönoton aikana, mikä tiukensi joitakin määräaikoja”,  Roomer kertoo. ”Sen takia meillä ei ollut riittävästi aikaa kouluttaa ja valmistella johtoa ja työntekijöitä täysimääräisesti ennen järjestelmän käyttöönottoa.”

Nyt kun käyttöönottoprosessi on saatu päätökseen ja Sympan HR-ratkaisua käytetään koko organisaatiossa kolmella eri kielellä, on helppo tunnistaa sen tuomat hyödyt koko yhtiölle.

Monista prosesseista on tullut sujuvampia, tehokkaampia ja ne vievät vähemmän aikaa. Tästä esimerkkinä suoritusten johtaminen, jota hallittiin aiemmin ainoastaan Alankomaista käsin. Prosessia käsiteltiin kokonaisuudessaan pelkästään Excel-tiedoston avulla. ” Oli erittäin monimutkaista kerätä kaikki tiedot ja yrittää seurata, kuka oli täyttänyt suorituksia koskevat arvostelut ja kuka ei”, Roomer muistelee. ”Sympan HR-ratkaisu tukee nyt täysin tätä prosessia, joten minun on helpompaa kuin koskaan aikaisemmin esitellä suorituksia koskevien arviointien tila johtoryhmälle.”

Sympa HR-ratkaisun ansiosta Hitachin teettämät suoritusten arvioinnit ovat nyt helpompia hallita ja niitä koskevaa prosessia on myös kehitetty edelleen. ”Työntekijät voivat nyt vastata itse omista kehityssuunnitelmistaan järjestelmässä”, Roomer sanoo. ”He voivat pyytää koulutusta tai jakaa tavoitteitaan, ja heidän esimiehensä voivat lukea nämä pyynnöt ja toimia niiden mukaisesti. Tämä todella rohkaisee vuoropuheluun esimiesten ja tiimin jäsenten välillä.”

Työntekijät voivat nyt vastata itse omista kehityssuunnitelmistaan järjestelmässä. Tämä todella rohkaisee vuoropuheluun esimiesten ja tiimin jäsenten välillä.

Esimiehet ovat ottaneet uudet työntekijän ja esimiehen itsepalvelutyökalut innolla vastaan. Hitachi alkoi hiljattain käyttää myös Sympan HR-ratkaisun perehdytysominaisuuksia, jotka ovat erinomainen lisä olemassa oleviin rekrytointityökaluihin. ”Kun hakija palkataan, meidän tarvitsee vain luoda Sympan HR-ratkaisuun profiili, joka sisältää kaikki tarvitsemamme tiedot”, Roomer sanoo.” Käytämme perehdytyksessä yksinkertaisia Sympa HR -tarkistuslistoja, joita vastuussa oleva esimies voi seurata.” Näin uudet työntekijät pääsevät heti jyvälle työstään.

Mikä tärkeintä, Hitachi on säästänyt niin paljon aikaa hallinnollisissa tehtävissä, että nyt se pystyy keskittymään täysimääräisesti strategiseen henkilöstösuunnitteluun. ”Käyttämällä Sympan HR-ratkaisua henkilöstöprosessien määrittämiseen ja hallintaan sekä suoritusten arviointeja työntekijätyytyväisyyden ylläpitämiseen, olemme tehokkaampia pitkällä aikavälillä”, Roomer sanoo. ”Lyhyesti sanottuna: onnelliset työntekijät, jotka pitävät työstään, ovat tehokkaita työntekijöitä.”