Alandia Insurance

Alandia Insurance on Ahvenanmaasta peräisin oleva merivakuutusyhtiö, joka toimii kahdessa maassa ja neljässä toimipaikassa. Se työllistää 110 henkilöä Helsingissä, Tukholmassa ja Göteborgissa, sekä pääkonttorissaan Maarianhaminassa Ahvenanmaalla. HR-digitalisaatio on ollut muutoksen veturina yrityksessä jo jonkin aikaa.

110

työntekijää

4

lokaatiota

Oikean HR-järjestelmän valinta – tarina hankinnasta

Alandia Insurance päätti hankkia kokonaisvaltaisen HR-ratkaisun, päätavoitteenaan HR-käytäntöjen parantaminen. Selkeästi asetettujen tavoitteiden, hyvän vaatimusmäärittelyn ja johtoryhmän tuen myötä projektista tuli oppikirjaesimerkki siitä, kuinka lähestyä HR-järjestelmän hankintaprosessia.

Anne-Christine Silander on Alandian kokenut HR Manager ja hänellä on runsaasti kokemusta alalta. Hän on jo kauan päättänyt ohjata heidän HR-prosessejaan digitaaliaikaan. “Olimme keskustelleet jo pitkään mahdollisuudesta ottaa HR-järjestelmä käyttöön”, Anne-Christine sanoo. ”Oikean HR-järjestelmän löytäminen oli tärkeä askel matkallamme. Pitkän harkinnan jälkeen päätimme odottaa, kunnes aika on oikea, koska HR-ratkaisun valitseminen on tärkeä päätös, jota ei tule kiirehtiä.”

Anne-Christinelle huolellinen valmistautuminen oli välttämätöntä projektin onnistumiselle. “Meillä oli selkeä visio siitä, mitä halusimme saavuttaa, ja meidän oli pohdittava, olivatko nykyiset prosessit asianmukaisia ​​ja miten meidän olisi mukautettava ne uuteen digitaaliseen ympäristöön.”

 

Johdon sitouttamisella on tärkeä merkitys

Anne-Christine onnistui saamaan johtoryhmän osallistumaan aktiivisesti hankintaan. “Johtoryhmällä oli voimakas tuki investoinnille”, hän sanoo. Tämä osoittautui onnistuneen hankintaprosessin kannalta hyvin tärkeäksi elementiksi.

“Kaikille, myös johdolle, oli selvää, että tarvitsemme HR-työkalua, joka mahdollistaisi digitaalisen työskentelyn HR-prosessiemme kanssa”, hän jatkaa.

 

"On tärkeää, että organisaation eri osien työntekijät ovat mukana hankinta- ja käyttöönottoprosesseissa."

Anne Christine Silander
HR Manager, Alandia Insurance

Hankintatiimin rakentaminen

HR-järjestelmä on erittäin tärkeä osa IT-struktuuria missä tahansa organisaatiossa, ja eri osastojen työntekijöiden on kyettävä käyttämään järjestelmää ja ymmärtämään sen ominaisuuksia. On tärkeää, että eri ryhmien työntekijät ovat mukana hankinta- ja käyttöönottoprosesseissa.

“Minun ja henkilöstöasiantuntijamme Jaana Gustafssonin lisäksi prosessissa oli mukana useita ihmisiä”, Anne-Christine sanoo. ”IT-koordinaattorillamme sekä palkkahallinnon edustajalla oli keskeinen rooli projektissa. Kysyimme myös johtomme ja työntekijöidemme näkökulmia.”

 

Hankintaprosessin ydin: Tarvevaatimukset

Suunniteltuaan täysin HR-prosessinsa eri sidosryhmien kanssa, Alandia täsmensi tulevan HR-järjestelmän vaatimuksia. Yleensä nämä voidaan jakaa kahteen luokkaan: vaatimukset, jotka on täytettävä, ja vaatimukset, jotka on mahdollisuuksien mukaan täytettävä; toisin sanoen ‘välttämättömät’ ja ‘ei-niin-välttämättömät’.

Anne-Christine painottaa, että jokaisella organisaatiolla on yksilölliset vaatimukset ja tarpeet. ”Esimerkki yhdestä välttämättömyydestämme oli, että minkä tahansa valitsemamme järjestelmän on oltava helppo levittää tietoa eri paikkoihin ja olla jatkuvasti yhteydessä työntekijöihimme. Lisäksi, koska meillä on toimintaa Ahvenanmaalla, Tukholmassa, Göteborgissa ja Helsingissä, meidän on kyettävä toimimaan sekä Ruotsin että Suomen lain puitteissa”, hän selittää.

"Sympan ratkaisu vastasi vaatimuksiimme sen ominaisuuksien, kielen ja kustannusten kannalta, ja se oli räätälöity tyylikkäästi vastaamaan nykyaikaisen, pohjoismaisen liiketoiminnan tarpeita."

Tulevaisuuden HR-ratkaisu

Anne-Christine ja hänen tiiminsä ovat edistyneet valtavasti HR-prosessiensa digitalisoinnissa. Tulevaisuuden pääpaino on saavuttaa raportointimoduulin koko potentiaali. ”Sympa HR:n käyttöönotto on ollut hienoa”, sanoo Anne-Christine.

”Olemme nyt rakentaneet palkkarakenteen, luoneet prosessin suorituskyvyn arviointiin ja luokitelleet kaikki organisaation roolit. Olemme luoneet arviointiprosessin, jossa voimme asettaa suoritustavoitteet yksilötasolle ja olemme koonneet kaikki työntekijöidemme asiakirjat ja tiedot yhteen paikkaan. Nämä ovat asioita, jotka on tehty mahdollisiksi Sympa HR:n ansiosta.”

Tarkastellessaan hankintaa ja Sympa HR:n käyttöönottoa, Anne-Christine on tyytyväinen siihen, kuinka kaikki sujui. “Projekti eteni hyvin odotustemme mukaisesti ja olemme pian saavuttamassa kaikki hankkeelle asettamamme tavoitteet.”

Alandian HR-osaston digitalisointiprosessi jatkuu täydellä vauhdilla.

Sympa HR

"Olen tyytyväinen siitä, miten kaikki eteni. Projekti eteni hyvin odotustemme mukaisesti ja olemme pian saavuttamassa kaikki hankkeelle asettamamme tavoitteet."

Anne-Christine width=
Anne-Christine Silander, HR Manager, Alandia

Haluatko nähdä miten Sympa HR toimii käytännössä?

Näytämme mielellämme. Pyydä ilmaista demoa jo tänään!

Pyydä demoa

Lue lisää

Dustin Group

Sympan HR-ratkaisu toimii Dustinin tukevana selkärankana, johon HR-toiminnot ja esimiehet voivat molemmat tukeutua muutosten hallinnassa ja aloitteiden toteuttamisessa.

Lue lisää

Näin onnistut HR-järjestelmän käyttöönotossa

Kokosimme yhteen hyödyllisiä ja konkreettisia ohjeita, joiden avulla organisaatiosi ylittää HR-järjestelmän käyttöönottoon liittyvät kompastuskivet tyylillä.

Lue lisää

Ensimmäinen vuosi Sympan kanssa

Lataa ilmainen tutkimusraportti ja lue Sympa HR -järjestelmän vaikutuksista yrityksissä.

Lue lisää

Lindex

Kun kansainvälinen muodin vähittäiskauppaketju halusi nostaa HR-toimintansa seuraavalle tasolle, valinta osui Sympaan.

Lue lisää

iso9001
iso27001
Deloitte
Microsoft Silver