Kunnat ja kaupungit ovat työyhteisöinä monella tavalla samanlaisia kuin mikä tahansa muukin organisaatio, mutta niillä on myös ainutlaatuisia piirteitä. Kunnat ovat erityisiä muun muassa siksi, että niistä pienimmätkin työllistävät monen erikoisalan ammattilaisia ja kattavat lukuisia eri toimialoja. Niiden toiminta myös vaikuttaa jokaisen kuntalaisen elämään. Yhteistä kunnille ja yrityksille on se, että kaikissa pyritään vetovoimaisuuteen, tehokkuuteen sekä parhaiden työntekijöiden houkuttelemiseen ja pitämiseen.

Myytit murtuvat kuntasektorilla ja IT-järjestelmissä

Oma kokemukseni kunta-asiakkaiden kanssa työskentelystä on se, että vanhakantainen käsitys kuntien toiminnasta tehottomana ja hitaana on todellakin vanhentunut. Näen kunnissa päinvastoin suurta halua ja pyrkimystä kehittää ja tehostaa toimintaa kaikilla osa-alueilla.

Kuntien henkilöstöhallinnossa haasteena on ennemminkin se, että jos perustoimintoihin menee paljon aikaa ja energiaa, rajallisista resursseista ei riitä isomman kuvan muodostamiseen. Näin myöskin uudistustyö hankaloituu.

Nykyaikaiset HR-ratkaisut ratkaisevat monia entisen maailman ongelmia. Kun keskeisiä HR-tietoja hallinnoidaan keskitetysti yhdestä paikasta ja ne siirtyvät automaattisesti esimerkiksi palkkajärjestelmän, työaikaseurannan ja käyttäjätietokantojen välillä, säästetään merkittävä määrä päällekkäistä, manuaalista työtä. Samalla virheiden todennäköisyys vähenee.

Vanha käsitys IT-ratkaisuista on se, että järjestelmien keskinäinen vuoropuhelu olisi hidasta ja hankalaa. Tosiasiassa esimerkiksi HR-järjestelmän käyttöönotto ja sen integrointi muihin järjestelmiin on nykyään hyvinkin kätevää ja ketterää."

Käyttäjät voivat myös toimia itse järjestelmän pääkäyttäjinä ja muokata järjestelmää joustavasti ja omatoimisesti – toki tarpeen mukaan järjestelmätoimittajan tukemana ja kouluttamana. Enää ei tarvitse odottaa viikkotolkulla, että kovapalkkainen konsulttiarmeija tekee pienimmätkin pyydetyt muutokset.

Vanha käsitys IT-ratkaisuista on se, että järjestelmien keskinäinen vuoropuhelu olisi hidasta ja hankalaa. Tosiasiassa esimerkiksi HR-järjestelmän käyttöönotto ja sen integrointi muihin järjestelmiin on nykyään hyvinkin kätevää ja ketterää. Käyttöönotto voidaan toteuttaa palasina ja priorisoiden, keskeisimmistä tietotarpeista alkaen ja tarpeen mukaan laajentaen.

Peruskäyttöönotossa voivat olla mukana esimerkiksi palvelussuhdetiedot, palkat, poissaolot, lomat ja perehdytystiedot. Lisäosina voidaan täydentää esimerkiksi tavoite- ja palautekeskustelut sekä työvälinetiedot ja -tilaukset. Mahdollisuuksia on toki aina varhaisen välittämiseen ja etätyönhallintaan asti.

Harkitaanko teidänkin kunnassanne HR-toimintojen virtaviivaistamista?

Ota rohkeasti yhteyttä, niin jutellaan lisää!

Katso hinnoittelumme

Resurssit ovat rajalliset, mahdollisuudet eivät

Kuntien henkilöstöhallinnon ydinhaasteena tuntuu usein olevan tarvittavien tietojen hajanaisuus ja monimuotoisuus. Arkinen työnteko kattaa kunnissa suuren määrän erilaisia toimintoja asumisesta sotepalveluihin, kouluista ja sivistystoimesta kulttuuriin ja matkailuun. Näin ollen myös henkilöstöhallintoon liittyy monenlaisia tietotarpeita.

Kun tietoa on kertynyt pitkältä ajalta ja sitä joudutaan kaivamaan manuaalisesti eri järjestelmien sillisalaatista, myös seuranta ja raportointi on työlästä. Tällöin toiminnan kehittämisestä tulee hankalaa.

Lisäksi esimiehillä ja kuntajohdolla saattaa olla vain suppea näkymä alaisiaan koskeviin tietoihin, jolloin he joutuvat kääntymään jatkuvasti henkilöstöhallinnon puoleen saadakseen tarvittavat tiedot. Tämä aiheuttaa tarpeetonta lisätyökuormaa muutenkin kiireiselle HR-henkilöstölle.

Toimivan HR-ratkaisun suurin arvo onkin tämä: se auttaa varmistamaan, että kuntien henkilöstöhallinnon päähuomio kohdistuu IT-asioiden sijasta siihen kaikkein tärkeimpään – ihmisiin."

Nykyaikaisen HR-ratkaisun avulla kaikille kuntaorganisaation eri henkilöstöryhmille voidaan antaa pääsy kaikkiin työtehtäviensä kannalta olennaisiin tietoihin. Näin esimerkiksi esimiehillä on aina ajantasainen käsitys alaistensa nykytilanteesta, osaamisesta ja potentiaalisista kehityskohteista. Järjestelmän räätälöintimahdollisuudet ovat käytännössä rajattomat.

On helpotus sekä HR:lle, esimiehille, kuntajohdolle että työntekijöille itselleen, kun työsuhteen perusasiat hoituvat helposti, hallitusti ja tietoturvallisesti. Organisaation tarpeisiin räätälöity HR-ratkaisu ohjaa ja johdonmukaistaa esimiesten toimia eri tilanteissa, mikä auttaa kohtelemaan työntekijöitä tasavertaisesti. Tämä puolestaan parantaa niin työhyvinvointia kuin työnantajamielikuvaakin.

Toimivan HR-ratkaisun suurin arvo onkin tämä: se auttaa varmistamaan, että kuntien henkilöstöhallinnon päähuomio kohdistuu IT-asioiden sijasta siihen kaikkein tärkeimpään – ihmisiin.