Hitachi Transport System Europe ist ein Logistikunternehmen, das sich auf die Lagerhaltung spezialisiert hat. Es beschäftigt 150 Mitarbeiter in sechs Geschäftsbereichen in den Niederlanden, Deutschland, Spanien, Frankreich, Italien und dem Vereinigten Königreich. Das Unternehmen bedient einen Nischenmarkt in Europa, indem es als Vermittler für japanische Unternehmen fungiert, die dort ihre Tätigkeit aufnehmen.

Als relativ kleines Unternehmen verfügte Hitachi nicht über ein spezielles System für seine HR-Prozesse außerhalb der Niederlande. ‘ Aufgrund unserer geringen Größe brauchten wir einfach kein gemeinsames HR-System,’ sagt Lorraine Roomer, Europäische HR-Manager bei Hitachi Transport System (Europe). ‘Sympa ist also wirklich das erste System, das im gesamten Unternehmen eingesetzt wird, und es hat viele unserer Prozesse vereinfacht.’

Das in den Niederlanden ansässige HR-Team ist für die Mitarbeiter aller sechs Geschäftsbereiche zuständig. Vor der Einführung von Sympa im Jahr 2018 waren jedoch die lokalen Geschäftsbereichsleiter für die HR-Angelegenheiten vor Ort zuständig. Wir hatten keinen klaren Überblick über das Unternehmen,’ sagt Roomer. ‘Wir wussten im Grunde nicht einmal, wie viele Mitarbeiter wir in den verschiedenen Ländern hatten.’

Wichtige Mitarbeiterdaten wurden ausschließlich in Excel-Dateien gespeichert, und die darin enthaltenen Informationen erwiesen sich häufig als ungenau oder schlichtweg falsch. ‘ Das Fehlen eines guten Überblicks über unsere Mitarbeiter hat uns dazu veranlasst, ein HR-System zu finden und zu implementieren, in dem wir einfach alle Daten aus allen Geschäftsbereichen an einem zentralen Ort sammeln können,’ fügt Roomer hinzu.

Die Suche nach dem richtigen HR-System war kurz. Sympa wurde schnell zur ersten Wahl, da es sich um eine preisgünstige Lösung handelte, die genau das bot, was Hitachi suchte: einen zentralen Speicherort für alle Mitarbeiterdaten, Verfügbarkeit in mehreren Sprachen und ein hohes Maß an Flexibilität, das es erlaubt, das System vollständig zu konfigurieren und an die lokalen Anforderungen anzupassen.

Das Fehlen eines guten Überblicks über unsere Mitarbeiter hat uns dazu veranlasst, ein HR-System zu finden und zu implementieren, in dem wir einfach alle Daten aus allen Geschäftsbereichen an einem zentralen Ort sammeln können.

Die Umsetzung erwies sich schließlich als erfolgreich, aber es gab auch wichtige Lektionen auf dem Weg dorthin. Das Projektteam änderte sich während des Umsetzungsprozesses, was uns einige knappe Fristen bescherte,’ sagte Roomer. ‘Dies bedeutete, dass wir nicht genug Zeit hatten, um das Management und die Mitarbeiter vor der Inbetriebnahme des Systems umfassend zu schulen und vorzubereiten.’

Jetzt, wo der Implementierungsprozess abgeschlossen ist und Sympa im gesamten Unternehmen in drei verschiedenen Sprachen eingesetzt wird, ist es einfach, die Vorteile des Systems im gesamten Unternehmen zu erkennen.

Viele Prozesse sind reibungsloser, effizienter und weniger zeitaufwändig geworden. Nehmen wir das Leistungsmanagement, das früher nur in den Niederlanden durchgeführt und vollständig in Excel abgewickelt wurde. ’ Es war sehr kompliziert, alle Daten zu sammeln und nachzuverfolgen, wer die Leistungsbeurteilungen ausgefüllt hatte und wer nicht,’ erinnert sich Roomer. ‘Sympa unterstützt diesen Prozess nun perfekt und macht es mir einfacher denn je, dem Managementteam den Status der Leistungsbeurteilung aufzuzeigen.’

Dank Sympa fällt Hitachi die Erfolgskontrolle nun leichter und hat den gesamten Prozess weiterentwickelt. ‘ Die Mitarbeiter können jetzt ihren eigenen Entwicklungsplan im System verwalten, sagt Roomer. ‘Sie können Fortbildungsmaßnahmen beantragen oder ihre Wünsche mitteilen, und der Vorgesetzte kann diese Wünsche lesen und darauf reagieren. Dies trägt wirklich dazu bei, einen wechselseitigen Dialog zwischen Managern und Teammitgliedern zu fördern .’

Die Mitarbeiter können Fortbildungsmaßnahmen beantragen oder ihre Wünsche mitteilen, und der Vorgesetzte kann diese Wünsche lesen und darauf reagieren. Dies trägt wirklich dazu bei, einen wechselseitigen Dialog zwischen Führungskräften und Teammitgliedern zu fördern.

Die Manager haben mit Begeisterung auf die neuen Self-Service-Tools für Mitarbeiter und Manager reagiert. Vor kurzem hat Hitachi begonnen, die HR-Onboarding-Funktionen von Sympa zu nutzen, eine großartige Ergänzung zu den bestehenden Rekrutierungstools. ’ Wenn ein Kandidat eingestellt wird, erstellen wir einfach ein Profil in Sympa, das alle Informationen enthält, die wir benötigen,’ sagt Roomer .’ Beim Onboarding-Prozess verwenden wir einfache Checklisten in Sympa, die der zuständige Manager nachverfolgen kann.’ Auf diese Weise sind neue Mitarbeiter in kürzester Zeit einsatzbereit.

Am wichtigsten ist jedoch, dass Hitachi so viel Zeit bei den Verwaltungsaufgaben gespart hat und sich nun voll auf die strategische Personalplanung konzentrieren kann. ‘ Indem wir Sympa nutzen, um HR-Prozesse zu definieren und zu verwalten, sowie Leistungsbeurteilungen nutzen, um sicherzustellen, dass jeder in seiner Rolle zufrieden ist, werden wir langfristig effizienter sein,’ sagt Roomer . ‘Kurz gesagt: Zufriedene Mitarbeiter, die ihre Arbeit mögen, sind effiziente Mitarbeiter.’