Ein System, Ein Fortaco

Fortaco ist der führende markenunabhängige strategische Partner der schweren Off-Highway-Maschinen- und Schiffsindustrie und bietet Technologie, Fahrzeugkabinen, Stahlkonstruktionen und Fahrzeugbaugruppen an. Das Unternehmen beschäftigt 2100 Mitarbeiter in 5 Ländern und verfügt über Produktionsstätten in Finnland, Estland, Ungarn, Polen und der Slowakei.

Das Ziel von Fortaco war es, seine Systeme zu vereinheitlichen, um einen einzigen, nahtlosen People & HR-Betrieb mit einer einheitlichen “One Fortaco”-Mitarbeitererfahrung zu betreiben. In Anbetracht der Tatsache, dass das Unternehmen an seinen verschiedenen Standorten in Europa zahlreiche unterschiedliche Gehaltsabrechnungs- und HR-Systeme hatte, war dies eine ziemliche Herausforderung. 

Das Unternehmen ermittelte drei Hauptvorteile, die das neue System bieten sollte: 

Eine gemeinsame Datenbank zur Vereinfachung der Berichterstattung in der gesamten Organisation
• Gemeinsame Prozesse zur Zeitersparnis für People & HR und lokale Teamleiter
• Ein einziges System, das flexibel genug ist, um sich an alle verschiedenen Benutzergruppen anzupassen 

Obwohl die Suche nach einem neuen HR-System entmutigend sein kann, erwies sie sich für das People & HR-Team von Fortaco als überraschend einfach. “Wir haben von Anfang an erkannt, dass Sympa wirklich der einzige Anbieter war, der alle erforderlichen Sprachen anbietet und dessen System flexibel genug ist, um genau so umgestaltet zu werden, wie wir es wollten“, sagt Agnieszka Koziara, Fortacos Senior Vice President, People & HR. 

Die Implementierung eines Systems über mehrere Länder hinweg war immer ein ehrgeiziges Projekt, das allen Beteiligten viel Engagement abverlangen würde. Mit dem gemeinsamen Expertenteam von Fortaco und Sympa und den richtigen Tools für häufige Online-Meetings wurde das Projekt jedoch sehr erfolgreich. 

Wir haben 5 verschiedene Datenbanken mit unterschiedlichen Daten gleichzeitig implementiert,’ Koziara lacht. ‘Das hat sich als ziemlich viel auf einmal erwiesen. Glücklicherweise, war Sympa’s Unterstützung sehr gut. Die Berater hatten wirklich den Willen zu helfen, und das war sichtbar’, fügt sie hinzu. 

Das Projekt hat schließlich viel Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch genommen. Die Tatsache, dass es fast vollständig online abgewickelt wurde, macht es zu einer einmaligen Erfolgsgeschichte. 

 

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Wir haben von Anfang an erkannt, dass Sympa wirklich der einzige Anbieter ist, der alle notwendigen Sprachen anbietet und dessen System flexibel genug ist, um genau so umgestaltet zu werden, wie wir es wollten.

Einerseits, so Koziara, ist es von Vorteil, sich persönlich zu treffen. „Einige Dinge wären vielleicht schneller gegangen, wenn wir uns öfter persönlich hätten treffen können” , sagt sie.

Andererseits hielt die begrenzte Zahl der persönlichen Treffen die Kosten niedrig. Es war einfacher, virtuelle Sitzungen zu planen, wenn sie benötigt wurden, es gab zusätzliche Unterstützung und der gesamte Prozess war flexibler. „Es war sehr einfach, Online-Sitzungen mit Personen aus fünf verschiedenen Ländern zu planen, ohne am selben Ort sein zu müssen” , sagt sie.

Lars Hellberg, Präsident und CEO von Fortaco, ist ein sehr erfahrener Unternehmensführer und kennt die potenziellen Fallstricke eines solch umfangreichen Projekts nur zu gut. „Normalerweise hat man es mit einer hohen Komplexität zu tun, und es kann schwierig sein, die richtigen Daten zur Verfügung zu stellen, so dass die Frustration groß sein kann” , bemerkt er, ” aber wenn man die Komplexität des Ganzen bedenkt, lief es sehr gut .”

Laut Marianne Lumme , Customer Success Manager bei Sympa, waren Koziaras Führung und ihre Entschlossenheit, das Projekt zum Erfolg zu führen, ein wesentlicher Faktor für das Endergebnis. „Es ist erstaunlich, diese Art von Engagement zu sehen, besonders in einer Online-Umgebung “, sagt sie.

In der Regel hat man es mit einer hohen Komplexität zu tun, und es kann schwierig sein, die richtigen Daten zur Verfügung zu stellen, so dass die Frustration groß sein kann. Aber wenn man bedenkt, wie komplex das Ganze ist, lief es sehr gut.

Fortaco zusammen

Das Unternehmen spürt bereits die Vorteile seines neuen Systems. Sie haben alle drei Ziele erreicht, und jedes einzelne macht einen Unterschied.

Erstens bedeutet eine einzige Master-Datenbank, dass es nur einen Datensatz gibt, der gepflegt und auf seine Richtigkeit hin überwacht werden muss, was die Erstellung wiederkehrender Berichte erheblich vereinfacht. ‘ Ich habe einfachen Zugang zu allen Daten in Fortaco,’ sagt Hellberg. ‘ Eine einfache Sache wie die schnelle Überprüfung, wie viele Mitarbeiter wir haben, war früher nicht möglich und dauert jetzt nur noch ein paar Sekunden!

Zweitens wird durch die Verwendung der gleichen Prozesse in allen People & HR-Bereichen von Fortaco die Menge an Papierkram sowohl für das People & HR-Team als auch für die Manager erheblich reduziert. Wie Koziara sagt; ‘ Wenn man in so vielen Ländern arbeitet, trifft man nicht nur auf unterschiedliche Sprachen, sondern auch auf unterschiedliche Kulturen und Gesetze. Sympa unterstützt uns perfekt bei der Umsetzung gemeinsamer Prozesse.
So lassen sich beispielsweise die jährlichen Beurteilungen jetzt leicht nachverfolgen – wer hat sie durchgeführt, wer hatte eine und wer nicht -, ohne dass man auf die Rückmeldung der Kollegen warten muss.

Und schließlich ist ein papierloses System ein großer Vorteil, da die Menschen inzwischen von zu Hause aus arbeiten. ‘ Wir können jetzt alles online erledigen,’ sagt Koziara, ‘ was in Zeiten wie diesen wichtiger denn je ist. Früher mussten die Menschen ihren Urlaub auf einem Papierformular beantragen, heute können sie das von ihrem Computer zu Hause aus tun.

Diese Vereinfachung der zentralen HR-Prozesse gibt Fortacos People & HR-Fachleuten die Möglichkeit, das zu tun, was sie am besten können: die Mitarbeiter und Talente des Unternehmens zu fördern. Sympa wird bereits für Beurteilungen verwendet, Ende September werden Umfragen zum Engagement durchgeführt und bald werden auch Gehaltsüberprüfungen und die Rekrutierung über das System abgewickelt.

President & CEO Lars Hellberg hat sich völlig überzeugen lassen. ‘ Das Portfolio von Sympa ist erstaunlich, es gibt so viele Dinge, aus denen man auswählen kann.’

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