Hitachi Transport System Europe

Hitachi er en forholdsvis lille virksomhed og havde ikke noget system til HR-processer udenfor Holland. ”Da vi er en mindre virksomhed, havde vi ikke brug for at have et fælles HR-system,” siger Lorraine Roomer, European HR Manager hos Hitachi Transport System Europe. ”Derfor er Sympa faktisk det første system, der bliver brugt i hele virksomheden, og det har forenklet mange af vores processer.”

HR-teamet, der har base i Holland, har ansvaret for medarbejderne i alle business units. Før valget faldt på Sympa tilbage i 2018, var det op til lederne i hvert business unit at tage hånd om de lokale HR-opgaver. “Vi havde ikke et klart overblik over virksomheden,” tilføjer Roomer. ”Vi vidste ikke engang, hvor mange medarbejdere, vi havde i de forskellige lande.”

Vigtige medarbejderdata lå udelukkende i Excel-filer og det viste sig, at de ofte var unøjagtige eller decideret forkerte. ”En sådan mangel på et godt overblik over vores medarbejdere var en stor motivationsfaktor for at finde og implementere et HR-system, hvor vi ganske enkelt kunne samle alle oplysninger fra alle business units ét centralt sted,” uddyber Roomer.

Jagten efter det helt rigtige HR-system var kort. Sympa blev hurtigt det bedste valg, og endda til en overkommelig pris, der kunne løse præcis det, Hitachi var på udkig efter; et centralt sted til alle medarbejderdata, tilgængelig på flere sprog og en høj grad af fleksibilitet, der gør det muligt at konfigurere systemet fuldt ud og tilpasse det til de lokale behov.

Implementeringen var vellykket, men gav også vigtige erfaringer undervejs. ”I løbet af implementeringsprocessen var der ændringer i projektteamet, hvilket førte til stramme tidsfrister,” siger Roomer. ”Vi havde derfor ikke nok tid til at forberede ledelsen og medarbejderne og give dem en fuld oplæring, før systemet blev taget i brug.”

Nu, hvor implementeringsprocessen er fuldført, og Sympa bruges i hele organisationen og på tre forskellige sprog, er det nemt at identificere hvilke fordele, systemet giver i hele virksomheden.

Mange processer er blevet mere fleksible, mere effektive og mindre tidskrævende. Et eksempel er performance management, noget der tidligere kun fandt sted i Holland og udelukkende blev håndteret i Excel. ”Det var meget kompliceret at indsamle alle data, og følge op på, hvem der havde udfyldt performance reviews, og hvem der ikke havde,” husker Roomer. ”Nu understøtter Sympa denne proces til perfektion, hvilket gør det nemt for mig, at vise ledelsen en status på performance reviews.”

Takket være Sympa er det nu meget nemmere for Hitachi at udføre performance reviews, og de har desuden videreudviklet hele processen. ”Medarbejderne kan nu tage ansvaret for deres personlige udviklingsplan i systemet,” siger Roomer. ”De kan anmode om kurser eller dele deres ambitioner, og lederen kan så se forespørgslerne og handle ud fra dem. Det fremmer bestemt en dialog mellem ledere og teammedlemmer.”

Lederne har været meget begejstret for de nye selvbetjeningsværktøjer til medarbejdere og ledere. Hitachi har for nylig taget Sympa’s onboarding-funktioner i brug, som et smart supplement til deres eksisterende rekrutteringsværktøj. Når en kandidat bliver ansat, opretter vi ganske enkelt en profil i Sympa med alle de oplysninger, som vi har brug for,” siger Roomer.” I forbindelse med onboarding-processen bruger vi enkle tjeklister i Sympa, som den ansvarlige leder kan følge op på.” På den måde er nye medarbejdere oppe at køre på ingen tid.

Ved at have sparet så meget tid på administrative opgaver kan Hitachi nu vigtigst af alt fokusere fuldt ud på strategisk workforce planning. ”Ved at bruge Sympa til at definere og håndtere medarbejderprocesser samt bruge performance reviews for at sikre, at alle trives i deres roller, bliver vi mere effektive på den lange bane,” tilføjer Roomer. ”Kort sagt, tilfredse medarbejdere, der er glade for deres job, er effektive medarbejdere.”