Ét system, Ét samlet Fortaco

Fortaco er en førende strategisk partner for maskine- og udstyrsproducenter samt den maritime sektor. Virksomheden er uafhængig og tilbyder teknologiløsninger, maskinekabiner, stålfabrikationer og køretøjsmontering. Virksomheden har 2.100 medarbejdere i 5 lande, og produktionsanlæg i både Finland, Estland, Ungarn, Polen og Slovakiet.

Fortacos mål var at samle alle HR-processer i et komplet HR-system, der kunne give deres medarbejdere en fælles medarbejderoplevelse; “ét samlet Fortaco”. Det var noget af en udfordring, da virksomheden havde mange forskellige løn- og HR-systemer på deres forskellige lokationer i Europa.

Fortaco ønskede, at HR-systemet skulle have tre vigtige fordele:

En fælles database, der forenkler rapportering i hele organisationen
Fælles processer, så HR-afdelingen og de lokale teamledere sparer tid
• Ét fleksibelt system, der kan tilpasses til de forskellige brugergrupper 

Selvom det kan være overvældende at finde et nyt HR-system, var det overraskende nemt for Fortacos HR-team. ‘Vi indså lige fra starten, at Sympa var den eneste leverandør, der tilbød alle de sprog, vi havde brug for, og hvis HR-system var fleksibelt nok til at kunne tilpasses til lige netop vores behov’ siger Agnieszka Koziara, Fortacos Senior Vice President, People & HR.

En implementering af et HR-system i flere lande på samme tid er altid et ambitiøst projekt, der kræver et meget stort engagement fra alle involverede parter. Takket være et fælles team af eksperter fra Fortaco og Sympa, hyppige online møder og gode værktøjer viste projektet sig at være en stor succes.

Vi implementerede 5 forskellige databaser på samme tid, der alle indeholdt forskellige data,’ siger Koziara med et grin. ‘Det viste sig at være noget af en mundfuld på en gang. Heldigvis fik vi utrolig god support fra Sympa. Support-teamet havde et dybfølt ønske om at hjælpe, og det var helt indlysende’, tilføjer hun.

Da projektet næsten udelukkende blev implementeret online, var implementeringen en helt særlig succeshistorie.

Fortaco

Vi indså lige fra starten, at Sympa var den eneste leverandør, der tilbød alle de sprog, vi havde brug for, og hvis HR-system var fleksibelt nok til at kunne tilpasses til lige netop vores behov.

Koziara understreger, at der dog er fordele ved at mødes personligt. ‘Visse ting kunne være gået hurtigere, hvis vi var mødtes ansigt til ansigt noget oftere,’ siger hun.

På den anden side set holdt det begrænsede antal fysiske møder omkostningerne nede. Det var lettere at planlægge online møder, når de var nødvendige, yderligere support var altid tilgængelig og hele processen var meget agil – fra start til slut. ‘Det var meget nemt at planlægge online møder med deltagere fra fem forskellige lande uden fysisk at befinde sig samme sted,’ tilføjer hun.

Fortacos President & CEO, Lars Hellberg, er en meget erfaren topleder, og kender alt for godt de potentielle faldgruber i et så vidtrækkende projekt. ‘Der vil ofte være en stor grad af kompleksitet, og det kan være vanskeligt at få fat i de nødvendige data, hvilket kan forårsage meget frustration,’ bemærker han, ‘men det gik virkelig godt – især taget i betragtning, hvor omfattende projektet var.’

Ifølge Sympas Customer Success Manager, Marianne Lumme, var Koziaras lederskab og hendes stålsatte vilje til at gøre projektet til en succes en væsentlig faktor i det endelige resultat. ‘Det er fantastisk at opleve sådan et engagement – især i et online setting’, siger hun.

Det vil ofte være en stor grad af kompleksitet, og det kan være vanskeligt at få fat i de nødvendige data, hvilket kan forårsage meget frustration. Men det gik virkelig godt - især taget i betragtning, hvor omfattende projektet var.

Et fælles Fortaco

Virksomheden oplever allerede fordelene ved det nye system. Det opfylder alle tre mål, og hvert mål gør en kæmpe forskel.

For det første betyder én samlet database, at der blot er ét datasæt, der skal vedligeholdes, hvilket gør det meget lettere at udarbejde faste rapporter. ‘Jeg har nem tilgang til alle data i Fortaco,’ siger Hellberg. En ukompliceret ting, som hurtigt at tjekke vores medarbejderantal, var ikke muligt tidligere, men nu tager det kun nogle få sekunder!

For det andet reduceres mængden af papirarbejde betydeligt ved at strømline processer i alle Fortacos HR-afdelinger. Det gavner både HR-teamet og lederne. Som Koziara siger; At operere i så mange lande betyder ikke kun forskellige sprog, men også forskellige kulturer og lovgivninger. Med Sympas support og HR-løsning har vi været i stand til at implementere fælles processer med stor succes.’

Nu er det for eksempel let at følge op på årlige medarbejderudviklingssamtaler – hvem har udført dem, hvem er færdige med samtalen, og hvem mangler – uden at vente på at kollegerne giver en tilbagemelding.

For det tredje er et papirløst system en kæmpe fordel i disse tider, hvor folk arbejder hjemme. ‘Vi kan nu håndtere alt online,” siger Koziara, og i disse tider er det vigtigere end nogensinde. Tidligere skulle medarbejderne anmode om ferie på en papirformular, nu kan de gøre det fra deres hjemmecomputere.’

Simplificeringen af centrale HR-processer frigør tid for Fortacos HR-medarbejdere, så de kan gøre det, de er bedst til: tage sig af medarbejderne og udvikle deres kompetencer. Sympa HR bliver allerede nu brugt til evalueringer. Undersøgelser af medarbejderengagementet bliver gennemført ved udgangen af september, og lønreguleringer samt rekruttering håndteres også i systemet.

President & CEO Lars Hellberg er meget begejstret. ‘Sympas portefølje er fantastisk, der er så mange ting at vælge imellem.

Er du nysgerrig efter at se, hvad Sympa HR kan gøre for din organisation?

Tag kontakt til os, så vil vi med glæde vise dig, hvad Sympa HR kan gøre for din virksomhed.

Se priser