Alandia Insurance

Alandia Insurance i Åland, Finland er et forsikringsselskab med stærk forankring i søfarten og med aktiviteter i 2 lande med 4 forretningsadresser. Selskabet har 110 medarbejdere, fordelt mellem kontorerne i Helsinki, Stockholm og Göteborg og hovedkontoret i Mariehamn, Åland. HR-digitalisering har længe været drivkraften bag forandringer i virksomheden.

110

medarbejdere

4

lokationer

At vælge det rigtige HR-system – historien om et indkøb

Med det primære mål at forbedre HR-processerne besluttede Alandia Insurance sig for at anskaffe sig en omfattende HR-løsning. Med tydeligt fastlagte mål, en god kravspecifikation og støtte fra ledelsen blev projektet et skoleeksempel på, hvordan man griber anskaffelsen af et HR-system an.

Anne-Christine Silander er Senior HR Manager i Alandia og har meget stor erfaring inden for HR. Hun har længe været fast besluttet på at føre deres processer ind i den digitale tidsalder. “Vi havde talt om muligheden for at implementere et HR-system i lang tid,” siger Anne-Christine. “At finde det rigtige HR-system var et vigtigt skridt for os på rejsen. Efter mange overvejelser besluttede vi at vente til det helt rigtige tidspunkt, for det er jo en stor beslutning at vælge et HR-system, som absolut ikke måtte være forhastet.”

For Anne-Christine var det essentielt at være grundigt forberedt for projektets succes. “Vi havde en klar vision om, hvad vi ønskede at opnå, og det var nødvendigt for os at overveje, om de nuværende processer var fornuftige, og hvordan vi skulle tilpasse dem til det nye digitale miljø.”

Involvér ledelsen tidligt i processen

Det lykkedes Anne-Christine, at få sine kolleger i ledelsen til aktivt at involvere sig. “Der var stor støtte til investeringen i ledelsesteamet,” siger hun. Noget, der var en vigtig faktor for succesen med anskaffelsen.

“Det var indlysende for alle, også ledelsen, at vi havde behov for et HR-værktøj, der gjorde det muligt at arbejde digitalt med vores HR-processer,” fortsætter hun.

“Det er vigtigt, at medarbejderne fra forskellige dele af organisationen er involveret i indkøbs- og implementeringsprocesserne.”

Anne Christine Silander
HR Manager hos Alandia Insurance

Sammensætning af indkøbsteamet

Et HR-system er en meget vigtig del af IT-strukturen i alle organisationer, og medarbejderne fra forskellige afdelinger skal være i stand til at bruge systemet og forstå funktionerne. “Det er vigtigt, at medarbejderne fra forskellige teams er involveret i indkøbs- og implementeringsprocesserne.

“Udover vores HR-specialist Jaana Gustafsson og mig var der en række andre mennesker involveret i processen,” siger Anne-Christine. “Vores IT-koordinator havde en central rolle i projektet, og det samme gjorde en repræsentant fra lønadministrationen. Vi bad også nogle af vores ledere og medarbejdere om forskellige perspektiver.”

Kernen i anskaffelsen: Kravspecifikationen

Efter at have kortlagt alle HR-processer, med input fra de forskellige interesseparter, specificerede Alandia kravene til deres fremtidige IT-system. Normal kan de grupperes i to kategorier: krav, der skal opfyldes, og krav, der om muligt, kunne opfyldes; med andre ord “must haves” og “nice to haves”.

Anne-Christine understreger, at alle organisationer har deres specifikke krav og behov. “Et eksempel på en af vores ‘must haves’ var, at uanset hvilket system vi valgte, skulle det være nemt at formidle information til forskellige lokationer og bevare kontakten med vores medarbejdere til enhver tid. Da vi også har kontorer i Åland, Stockholm, Göteborg og Helsinki, skal vi kunne arbejde inden for rammerne i både svensk og finsk lovgivning,” forklarer hun.

 

”Sympas løsning levede op til vores specifikationer for funktioner, sprog og omkostninger, og den var godt tilpasset behovene i en moderne, nordisk virksomhed.”

Fremtidens HR-løsning

Anne-Christine og hendes team har gjort meget store fremskridt i digitaliseringen af deres HR-processer. Det primære fokus for fremtiden er at udforske rapporteringsmodulets fulde potentiale. “Det har været en stor fornøjelse at implementere Sympa HR,” siger Anne-Christine.

“Nu har vi opbygget en lønstruktur, oprettet en proces til evaluering af præstationer og klassificeret alle roller i koncernen. Vi har skabt en proces for udviklingssamtaler, hvor vi kan fastlægge præstationsmål på individuelt niveau, og vi har samlet dokumentation og data på alle medarbejdere et sted. Det er nogle af de ting, der har været muligt med Sympa HR.

Når man ser tilbage på indkøb og implementering af Sympa HR, er Anne-Christine glad for hele projektforløbet. “Arbejdet skred frem helt i tråd med vores forventninger, og vi er tæt på at nå de mål, vi har fastlagt for projektet.”

I Alandias HR-afdeling fortsætter digitaliseringsprocessen for fuld skrue.

Sympa HR

“Jeg er glad for hele projektforløbet. Arbejdet skred frem helt i tråd med vores forventninger, og vi er tæt på at nå de mål, vi har fastlagt for projektet.”

Anne-Christine width=
Anne-Christine Silander, HR Manager hos Alandia

Er du nysgerrig efter at se, hvordan Sympa HR fungerer i praksis?

Det viser vi dig med glæde. Book en gratis demo nedenfor!

Book demo

Videre læsning

Byggestenene i en vellykket implementering af et HR-system

Skal din virksomhed have nyt HR-system? Læs vores guide til succesfuld implementering her.

Læs mere

Dustins succeshistorie med Sympa HR

Med Sympa HR har Dustin bygget en solid struktur til at kunne supportere deres HR og ledere, når disse håndterer forandringer og eksekverer initiativer.

Læs mere

iso9001
iso27001
Deloitte
Microsoft Silver