Finlands største a-kasse, YTK-foreningen, er en uafhængig arbejdsløshedskasse med cirka 155 medarbejdere i forskellige sektorer. YTK har haft en stærk vækst - især takket være tilfredse kunder. Organisationen har effektiviseret både interne og eksterne processer, hvilket har resulteret i mere agile HR-processer og effektiv ledelse.

Et HR-system der imødekommer medarbejdernes behov

YTKs medarbejdere er motiverede og engagerede. God kundeservice er et af deres vigtigste mål, og de har en af de bedste kundetilfredshedsrater inden for deres felt. Gode ​​kolleger og muligheden for at arbejde effektivt er meget værdsat internt i organisationen, som har mange medlemmer og oplever en stærk vækst. YTK har længe opretholdt en velfungerende proces til håndtering af kunderelationer og fokuseret på at forbedre deres egne interne processer.

“For os er det vigtigt at have et godt system og velfungerende processer – både for vores kunders skyld og for os selv internt,” siger Anne Pihlava, HR Manager hos YTK. ”Udover god kundeservice ønskede vi at forbedre vores interne drift. Et generelt ønske var at have et HR-system, der kan hjælpe os med at håndtere interne processer, og at hver medarbejder har de bedst mulige forudsætninger for at udføre deres job godt.”

Et af vores mål var at frigøre vores lederes tid, så de kan koncentrere sig om deres medarbejdere, god ledelse og deres team - det som rent faktisk er vigtigst.

Anne Pihlava
HR Manager, YTK a-kasse

Fra adskillige excel-dokumenter til alt samlet et sikkert sted

Søgningen efter et HR-system havde været i gang i noget tid hos YTK. Da GDPR nærmede sig med hastige skridt, blev anskaffelsen af et HR-system imidlertid et must, da det ville sikre en sikker og effektiv håndtering af medarbejderdata. Efter mange sammenligninger mellem forskellige systemleverandører besluttede de sig for at investere i Sympa HR.

”HR-processerne var adspredte, og følsomme medarbejderdata kunne rejse en lang vej via excel-dokumenter og e-mail, inden de nåede til HR. Nu kan alle ledere udfylde og godkende deres teams ferieansøgning uden at behøve dele følsomme oplysninger med HR via e-mail eller excel. Derudover har medarbejderne adgang til deres egne oplysninger om ferie og fravær i systemet, ” siger Anne.

”Administratorfunktionen, det vil sige evnen til selv at tilpasse og håndtere Sympa HR, har været en vigtig faktor for os. Det passer til vores agile arbejdsform og virksomhedskultur. Nogle gange sker der fejl, men vi lærer af dem, og på denne måde udvikler vi både os selv og systemet! ” fortsætter Anne.

Sympa HR er blevet et vigtigt værktøj for vores ledere. Alt fra godkendelser, påmindelser, ferie og fravær til målopfølgning er nu let tilgængeligt for hver medarbejder.

Anne Pihlava
HR Manager, YTK a-kasse

Løbende support fra implementering til træning af slutbrugeren

At implementere et HR-system kan føles overvældende, men Sympas team af HR-systemkonsulenter har omfattende erfaring med over 700 vellykkede projekter bag sig. Denne erfaring bidrog i høj grad til et vellykket implementeringsprojekt for YTK. Anne peger på kompetencen hos Sympas systemkonsulent Toni som en succesfaktor.

”Vores project manager Toni var vidunderlig. Han styrede implementeringsprocessen på en sikker og behagelig måde, og vores lønningsadministrator var imponeret over hans ekspertise inden for HR og løn, ” siger Anne. God forberedelse var også en vigtig faktor for at følge tidsplanen, hvilket YTK håndterede eksemplarisk. “Vi holdt fast i tidsplanen og var altid velforberedte til vores workshops med Sympa,” forklarer Anne.

Det fælles samarbejde mellem YTK og Sympa fortsætter. Et eksempel er de digitale netværksmøder, hvor Sympa-kunder fra forskellige brancher og forhold deler deres erfaringer og tips med hinanden. ”Det er dejligt at dele viden og erfaringer med andre Sympa-brugere. Jeg glæder mig meget til det næste Sympa MEET”, afslutter Anne.

Er du nysgerrig efter at prøve Sympa HR?

Tag kontakt til os, så vil vi med glæde vise dig, hvad Sympa HR kan gøre for din virksomhed.

Få et pristilbud