HR-masterdata – find den rette vej gennem forandringer

Hvis man skifter organer, lemmer og fingre ud med afdelinger, teams og medarbejdere, har man komponenterne i en virksomhed. Udskift øjeæbler, synsnerver og pandelapper med databaser, automatiseret rapportering og HR Analytics, og det bliver tydeligt, hvorfor fraværet af disse ting efterlader de fleste HR-medarbejdere i uvidenhed. 

Hvis et problem er for stort, kan det være en fordel at opdele det i mindre dele, ikke sandt? Det er ræsonnementet bag oprettelsen af forretningsenheder. Ved at have forskellige afdelinger kan virksomheder opbygge specialiserede teams, der er eksperter i at udføre specifikke funktioner, hvilket er med til at fremme virksomhedens vækst. Men vi ved alt for godt, at dette også ofte resulterer i organisatoriske siloer, der kan føre til informationsbrister og gøre det svært at se det fulde billede. 

En virksomhed og dens enheder kan i bund og grund betragtes som de mennesker, der arbejder der, og en velfungerende HR-afdeling kan forbedre resultaterne ved både at yde individuel støtte og danne sig et overordnet billede af medarbejdernes behov, kompetencer og struktur. Det bliver tydeligt, hvor stor en udfordring det er afstemme disse opgaver, når der sker forandringer – og det gør der konstant. For at sikre virksomhedens kontinuitet skal HR-afdelinger bygge på et solidt fundament. Dette fundament er HR-master data.

Medarbejdere, løn og planlægning

Uanset om det drejer sig om vækst, organisatorisk omstrukturering eller nedskæringer, skal virksomhederne kunne håndtere processen effektivt og sikkert. 

Når det gælder tiltrædelser eller fratrædelser har HR-afdelinger med solide master data en stærk, faktuel base der kan hjælpe med at forstå, hvordan en vellykket medarbejderrejse ser ud, og hvordan HCM-processer bør organiseres. De vil være i stand til at rekruttere smartere via digitale kanaler, opbygge successionsplaner, der sikrer at afdelingerne ikke pludselig mangler nødvendige medarbejdere og give værdifuld vejledning, hvis det bliver nødvendigt med omstrukturering eller opsigelser.

Vigtige data om medarbejderne giver også forretningskritiske informationer til at kunne supportere andre business units. Løn er eksempelvis en stor omkostning for de fleste virksomheder, og det er nødvendigt at have styr på tallene, når virksomhedens omkostninger skal gennemgås.

Fravær, ferie og fjernarbejde er vigtige faktorer at måle for at danne sig et overblik over, hvad der sker. Ud over bedre talentplanlægning og rekruttering vil et solidt HR-masterdatasæt også kunne hjælpe med at fortolke tendenser og bane vejen for bedre prognoser. 

At støtte medarbejderne igennem usikre tider

Det er vigtigere end nogensinde før for HR at opbygge nye digitale processer for at styrke kontakten til medarbejderne. En hurtig overgang til digitale kanaler er afgørende for at bevare et præcist overblik. At kunne understøtte virksomhedens drift og kontinuitet er en åbenlys fordel ved digitale HR-værktøjer og præcise HR-masterdata, men de vil også hjælpe dig med at yde støtte til dine medarbejdere i takt med, at deres roller, job og brancher udvikler sig. 

Strategier kan hurtigt ændres, og det er afgørende at have de rigtige digitale værktøjer til indsamling af data, effektiv kommunikation, implementering af ændringer, ledelse af medarbejderne i den rigtige retning, sporing af fremskridt og justering i overensstemmelse hermed. Digitale HR-processer som eksempelvis værktøj til eSignatur eller digitale evalueringsværktøjer gør os ikke kun mere effektive, de understøtter også hybride arbejdsmetoder og organisatorisk resiliens. 

Master data bør give dig et indblik i hele virksomheden. HR-master data baseret på de rigtige KPI’er indeholder informationer, der giver en bedre kollektiv forståelse af områder, der påvirker personalet som helhed, men også områder såsom personlig udvikling og motivation. Hvis du er god til competence mapping, men svag når det kommer til fastsætning af individuelle mål, kan du risikere at reducere medarbejdernes motivation ved at lede dem på en udviklingssti, der ganske vist understøtter virksomhedens strategi, men glemmer at engagere medarbejderne på et personligt plan.

Korrekt struktureret HR-master data kan også fungere som et indblik i virksomhedens kultur – endda også på et globalt niveau. Det kan være svært at vide, om forskellige business units og arbejdspladser har omfavnet virksomhedskulturen, eller om om HR-initiativerne har haft den ønskede effekt. En standardiseret, automatiseret proces til indsamling af data kan sikre jer et detaljeret indblik i teams og lokationer samt en forståelse for, hvor store fremskridt der rent faktisk finder sted – både på lande- og virksomhedsniveau.

Følg op på ROI af HR-investeringer

Indsigter som disse hjælper HR-afdelinger med at måle ROI på deres aktiviteter. At have adgang til HR-master data hjælper også med at sikre, at beslutningerne er velinformeret og baseret på korrekte data.

Spørgsmålene i denne øvelse kan besvares på et minut: 

• Hvor mange arbejder for os i dag? 

• Kan jeg se et ajourført organisationsdiagram? 

• Hvor kan vi finde deres kontaktoplysninger? 

• Hvor mange er sygemeldte eller arbejder hjemmefra? 

En automatiseret proces designet til at indsamle og håndtere medarbejderdata i overensstemmelse med GDPR, fortrolighed og ansættelsesretlige krav vil både give jer de rigtige svar og besparelser i form af tid, penge og potentielle fremtidige juridiske omkostninger.

For eksempel har HR-afdelinger der udelukkende benytter sig af digitale processer til håndtering af ansættelseskontrakter været i stand til at opnå en samlet effektivitetsbesparelse på 50-75%. Digitale HR-værktøjer sparer organisationer for betydelige mængder tid – en ressource, der er knap, når krisen er rundt om hjørnet, og der kræves hurtige HR-handlinger.

Endelig

Det perfekte HR-master datasæt findes ikke, og data ændres hurtigt – hurtigere end nogensinde før. Mit forslag til dig er: byg videre på en stabil, automatiseret, administrativ base. Vælg hvad der skal måles på ved at definere KPI’er der hjælper med at opbygge en aktuel oversigt over din virksomheds vigtigste styrke; din medarbejdere. Mål effekten af initiativer og bliv ved med at lære alt hvad du kan om din organisation, imens du navigerer rundt i denne nye normal.