B5. Godkendelser og stedfortræder

Brug godkendelser fra ledelsen og HR i forskellige processer. Husk at implementere funktionen for stedfortrædende godkender, så processen kan forløbe glat, også ved ferie og langtidsfravær.

Godkendelsesfunktionen kan knyttes til alle de processer, du vælger, f.eks. processerne i forbindelse med administration af fravær og gennemgange af resultater. Godkendelsesfunktionen fungerer på samme måde for alle personer i den aktuelle proces, men ud fra behov kan indstillingerne for godkendelsesprocessen variere mellem processerne.

Godkendelser kan håndteres enten på forsiden i Sympa HR, eller i mobilappen Sympa HR for Managers. Påmindelser om godkendelser kan også sendes via e-mail.

Vedkommende, der typisk godkender, er en leder, lederens overordnede, eller en kombination af de to. For nogle processer kan vedkommende, der godkender, indstilles til eksempelvis en HR-chef eller den administrerende direktør.

Godkendelser bliver også ofte brugt i integrationer, så kun godkendte oplysninger bliver overført i integrationen.

Ved længere fravær er det en god idé at definere en stedfortræder til håndtering af de vigtigste godkendelsesprocesser, så vigtige opgaver, så f.eks. lønudbetalinger ikke bliver påvirket når lederen eller HR-repræsentanten er fraværende. Systemadministratoren kan ved behov omgå alt i godkendelseskæden.

B5.1 Se et eksempel på godkendelsesprocessen for fravær på websiden Best Practises.

B5.2  Overvej, hvilke processer godkendelser kan bruges i.

B5.3 Vil vedkommende, som godkender, være en leder, lederens overordnede eller en anden, f.eks. en medarbejder i HR? 

B5.4 Bliver e-mailnotifikationen om godkendelsesstatus (enten godkendt eller afslået) sendt til den næste godkender, til vedkommende, der beder om godkendelsen eller til den medarbejder, hvis oplysninger er blevet redigeret? 

B5.5 Til hvilke processer har du behov for en stedfortræder til at foretage godkendelser i tilfælde af fravær? 

Brug Excel-skabelonen til fordeling af rollerne, og upload den i Freedcamp.

Download dokumentet her
iso9001
iso27001
Deloitte
Microsoft Silver